Als projectleider krijg je met allerlei uitdagingen te maken. Hoe vind je bijvoorbeeld de balans tussen het proces en de inhoud? Wat als de samenwerking binnen het team hapert? En hoe ga ik om met grote besluiten? Met dit soort vragen komen de trainees ook bij Joost Rengers van AT Osborne in Baarn. Joost verzorgt tijdens de traineeprojecten de reflectietraining met de projectleiders. ‘Nu ik me in mijn eigen werk al ruim tien jaar bezighoud met projectmanagement’, zegt hij, ‘vind ik het leuk om jonge mensen te helpen bij hun ontwikkeling. Tijdens reflectietrainingen geef ik ze graag mijn kennis en ervaring mee. Projectmanagement is namelijk écht een vak.’

Omdat goed projectmanagement van doorslaggevend belang is voor een geslaagd project, besteedt het programma van het Nationaal Watertraineeship behoorlijk wat aandacht aan dit onderwerp. Naast theorie, krijgen de trainees ook uitgebreid de mogelijkheid om het geleerde toe te passen in de praktijk. De trainees voeren in groepjes samen een project uit. Daarbij is telkens één trainee projectleider, een rol waarin ze hierdoor ervaring kunnen opdoen.

Wie hakt de knoop door?

De rol van projectleider blijkt vol uitdagingen te zitten. ‘Een vraag die ik vaak krijg van trainees’, zegt Joost, ‘is hoe ze moeten omgaan met grote beslissingen. De trainees zijn enthousiast en ze hebben een groot verantwoordelijkheidsgevoel. Ze willen dus ook de juiste beslissingen nemen. De spanning die dit oplevert neem ik weg door uit te leggen dat het maken van grote keuzes doorgaans toch echt aan de opdrachtgever is. Als projectgroep ben je wel verantwoordelijk voor een goede voorbereiding van het besluit, maar niet voor de besluitvorming zelf.’

Ondersteunen van besluitvorming

Joost herkent de vragen van de trainees maar al te goed. ‘Ik heb een technische achtergrond, maar ik merkte al gauw dat ik besluitvormingsprocessen binnen en buiten projecten minstens zo interessant vond. Inmiddels werk ik al tien jaar als managing consultant bij AT Osborne. Wij helpen klanten, zoals waterschappen , provincies, gemeenten en Rijkswaterstaat, bij allerlei processen, bijvoorbeeld rondom waterbeheer, infrastructuur en duurzame gebiedsontwikkeling.’

Vragen zonder oordeel

Iets wat Joost ook vaak ziet, is dat trainees het lastig vinden als de samenwerking binnen het team niet soepel verloopt. ‘Wat ik dan bijvoorbeeld adviseer’, zegt hij, ‘is om vanuit de rol van projectleider vragen te stellen. Dat kun je vrij neutraal doen. Alleen al de vraag ‘hoe vinden we dat het gaat?’ kan veel losmaken. Je kunt ook gewoon, zonder oordeel, benoemen wat er gebeurt.’

Plan van aanpak

Een van de grootste verleidingen, ook voor een projectleider, is om te snel in de inhoud te duiken. Een hele logische valkuil, vindt Joost. ‘Daarom hamer ik er altijd op dat ze de tijd nemen om een plan van aanpak uit te denken, goed op te schrijven en alles netjes af te hechten met de opdrachtgever. Als je aan de voorkant alles goed doordacht hebt, is het duidelijker wat er moet gaan gebeuren en wie welke rol heeft in het geheel. De tijd die je steekt in het schrijven van dit plan, win je later dubbel en dwars terug.’

Waarde creëren?

We werken als AT Osborne al enige jaren samen met het Nationaal Watertraineeship en dat blijven we continueren. Joost: ‘Van trainees horen we ook dat ze het waardevol vinden om na afloop van het project samen met andere projectleiders te reflecteren op opgedane ervaringen. Ze leren van elkaar en ik voeg mijn kennis en ervaring vanuit de praktijk toe. Al met al sluiten ze hun traineeproject af met hoop nieuwe inzichten. Hiermee kunnen ze in volgende traineeprojecten, of op de eigen werkvloer, mooi mee uit de voeten.’